Resume Organisasi dan Motivasi menurut DRS. H. MALAYU S.P. HASIBUAN

BAB 1

PENDAHULUAN

A.PENGERTIAN DAN PENTINGNYA MANAJEMEN

Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari kata "to manage" yang artinya mengaturr Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi margin merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diingini.

Karena manajemen diartikan "mengafur" maka timbul beberapapertanyaan bagi kita:

·      Apa yang diatur

adalah semua unsur-unsur manajemen yang terd iri dari men, money, method, materials, machines and market disingkat dengan 5 M dan semua aktivitas yang ditimbulkannya dalam proses manajemen itu.

·      Kenapa harus diatur

agar 5 M itu lebih berdaya guna, berhasil guna, terintegrasi dan terkoordinir dalam mencapai tujuan yang optimal.

·      Siapa yang mengatur

adalah pemimpin dengan rvervenang kepemimpinannya melalui instruksi dan atau persuasif, sehingga 6 M dan semua proses manajemen tertuju serta terarah kepada tujuan yang diinginkan.

·      Bagaimana mengaturnya

yaitu melalui proses dari urutan fungsi-fungsi manaiemen (perencanaan, pengorganisa sian, pengarahan dan pengendalian = planning organizing, directing and controlling).

·      Di mana harus diatur

adalah dalam suatu organisasi atau perusahaan, karena organisasi merupakan alat dan wadah (tempat) untuk mengatur 6 M dan semua aktivitas proses manajemen dalam mencapai tujuannya.

Untuk lebih jelasnya pengertian manajemen ini penulis mengutip beberapa definisi sebagai berikut:

Drs. Malayu S.P. Hasibuan

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Andrew F. Sikula

Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh pemsahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien.

G. R. Terry

Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

Harold Koontz and Cyril O'Donnel

Manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penempatan, pengarahan dan pengendalian.

Jika kita simak definisi-definisi di atas dapatlah ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1.  Bahwa manajemen mempunyai tujuan yang ingin dicapai;

2.  Manajemen mempakan perpaduan antara ilmu dengan seni;

3. Manajemen merupakan proses yang sistematis, terkoordinir, koperatif, dan terintegrasi dalam memanfaatkan unsur-unsurnya (6 M);

4. Manajemen baru dapat diterapkan jika ada dua orang atau lebih melakukan kerja sama dalam suatu organisasi;

5. Manajemen harus didasarkan pada pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab;

6. Manajemen terdiri dari beberapa fungsi (P.O.S.D. dan C);

7. Manajemen hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan.

Apa dasar (persyaratan) supaya manajemen dapat diterapkan? Manajemen pada dasarnya baru dapat diterapkan, jika:

1.      adanya tujuan bersama dan kepentingan yang sama yang akan dicapai;

2.      adanya kerja sama di antara sekelompok orang dalam ikatan formil;

3.      adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab yang teratur;

4.      adanya hubungan formil dan ikatan tata tertib yang baik;

5.      adanya sekelompok orang dan pekerjaan yang akan dikerjakan;

6.      adanya organisasi (wadah) untuk melakukan kerja sama;

7.      adanya wewenang (authority) dan responsibility dari setiap individu anggotanya;

8.      adanya koordinasi, integrasi dan sinchronisasi (KIS) dari Proses manajemen tersebut;

9.  adanya pemimpin/pengatur dan barvahan yang akan diatur;

10. adanya relationships in organization dan human organization;

11. adanya the nature of men and the nature of organization;

12. adanya komunikasi dan delegation of authority.

B. FILSAFAT DAN ASAS.ASAS MANAJEMEN

Filsafat manajemen adalah kerja sama saling menguntungkan, bekerja efektif dan dengan metode kerja yang terbaik untuk mencapai hasil yang optimal. (penulis).

F. W. Taylor

Filsafat manajemen yaitu manajer akan lebih banyak bertanggung iawab dalam perencanaan dan pengendalian serta dalam menafsirkan kepandaian-kepandaian para pekerja dan mesin-mesin menurut aturan-aturan hukum-hukum dan formula-formula, sehingga dengan jalan demikian akan membantu pekerja-pekerja melakukan pekerjaannya dengan biaya yang rendah bagi majikan dan penghasilan yang lebih besar bagi buruh.

Pemimpin harus menjadi sumber kegiatan, penanggung jawab hasil yang dicapai dalam aktivitas proses manajemen itu.

Pemimpin yang inovatif, kreatif, cakap dan berani mengambil keputusan, maka aktivitas-aktivitas organisasi yang dipimpinnya semakin dinamis.

Filsafat manajemen adalah kumpulan pengetahuan dan kepercayaan yang memberikan dasar atau basis yang luas untuk menentukan pemecahan terhadap masalah-masalah manajer.

Manfaat Filsafat Manajemen

1.      Memberikan suatu dasar dan pedoman bagi pekerjaan manajer.

2.      Memberikan kepercayaan dan pegangan bagi manajer dalam proses manajemen untuk mencapai tujuan

3.      Memberikan dasar dan pedoman berpikir efektif bagi manajer tentang:

a. proses berpikir dengan mudah dapat diorientasikan;

b. tekanan diletakkan atas keseluruhan (general), bukan pada bagian individual yang dipilih.

4.  Dapat dipergunakan untuk mendapatkan sokongan dan partisipasi para bawahan, jika mereka mengetahui peranan manajer dan mengerti tindakan-tindakannya, asalkan mereka telah menghayati filsafat manajemen.

5.  Memberikan pedoman arah pemecahan yang terbaik terhadap masalah-masalah yang dihadapi manajer.

6.  Menjadi pedoman dasar dan kepercayaan bus manajer dalam melakukan wewenang kepemimpinannya.

Penerapan Filsafat Manajemen

a.       Filsafat yang berbeda-beda berkembang, karena itu manajemen diterapkan dalam keadaan yang berbeda-beda;

b.      Perbedaan personalitas setiap manajer;

c.       Perbedaan dalam hal penilaian terhadap manusia.

Asas-asas Manajemen

Asas (prinsip) adalah merupakan suatu pernvataan fundamental atau kebenaran umum yang dapat dijadikan pedoman pemikiran dan tindakan. Asas-asas muncul dari hasil penelitian dan pengalaman. Asas ini sifatnya permanen, umum dan setiap ilmu pengetahuan memiliki asas yang mencerminkan inti sari kebenaran-kebenaran dasar dalam bidang ilmu tersebut. Asas adalah dasar tetapi bukanlah sesuatu yang absolut atau mutlak, artinya penerapan asas harus mempertimbangkan keadaan-keadaan khusus, situasi dan keadaan-keadaan yang berubah-ubah.

Asas bukanlah hukum atau dogma, tetapi hanya sebagai hipotesis yang harus diterapkan secara fleksibel, praktis, relevan dan konsisten. Dengan menggunakan asas-asas manajemen, Seorang manajer dapat mengurangi atau menghindari kesalahan-kesalahan dasar dalam menjalankan pekerjaannya dan kepercayaan pada diri sendiri pun akan semakin besar. Manajer secara beralasan dapat meramalkan hasil-hasil usaha atau kegiatan-kegiatannya.

Asas-asas umum manajemen (Seneral principles of management), menurut:

Henry Fayol

1. Division of work (asas pembagian kerja).

2. Authority and Responsibility (asas wewenang dan tanggung jarvab).

3. Discipline (asas disiplin).

4. Unity of command (asas kesatuan perintah).

5. Unity of direction (asas kesatuan jurusan atau arah).

5. Subordination of individual interest into general interest (asas kepentingan    umum di atas kepentingan pribadi).

7. Renumeration of Personnel (asas pembagian gaji yang wajar).

8. Centralization (asas pemusatan wewenang).

9. Scalar of Chain (asas hierarchy atau asas rantai berkala).

10. Order (asas keteraturan).

11. Equity (asas keadilan).

'12. Initiative (asas inisiatif).

13. Esprit de Corps (asas kesatuan).

14. Stability of Turn-over Personnel (asas kestabilan masa jabatan).

1. Division of Work

Asas ini sangat penting, karena adanya "Limit Factors", artinya adanya keterbatasan-keterbatasan manusia dalam mengerjakan semua pekerjaan, yaitu:

a. keterbatasan waktu;

b. keterbatasan dalam pengetahuan;

c. keterbatasan dalam kemampuan;

d. keterbatasan dalam perhatian.

2. Authority and Responsibility

Menurut asas ini perlu adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab antara atasan dan bawahan; wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab. Misalnya wewenang sebesar X, maka tanggung jawab pun sebesar X.

Wewenang (authority) menimbulkan hak, sedangkan tanggung jawab

menimbulkan kewajiban. Hak dan kewajiban menyebabkan adanya interaksi

atau komunikasi antara atasan dan bawahan.

3. Discipline

Menurut asas ini, hendaknya semua perjanjian, peraturan yang telah ditetapkan, perintah atasan harus dihormati, dipatuhi dan dilaksanakan sepenuhnya.

4. Unity of Command

Menurut asas ini, hendaknya setiap bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan dan bertanggung jawab hanya kepada seorang atasan pula. Tetapi seorang atasan dapat memberi perintah kepada beberapa orang bawahan. Asas kesatuan perintah ini perlu, karena jika seorang bawahan diperintah oleh beberapa orang atasan, maka ia akan bingung.

5. Unity of Direction

Setiap orang (sekelompok) barvahan hanya memPunyai satu rencana satu tujuan, satu perintah dan satu atasan, suPaya terwujud kesatuan arah, kesatuan gerak dan kesatuan tindakan menuju sasaran yang sama. Unity of Command berhubungan dengan karyawan, sedangkan Unity of Direction bersangkutan dengan seluruh perusahaan.

6. Subordination of Individual Interest Into General Interest

Setiap orang dalam organisasi harus mengutamakan kepentingan bersama (organisasi), di atas kepentingan pribadi. Misalnya pekerjaan kantor sehari-hari harus diutamakan daripada pekerjaan sendiri.

7. Remuneration of Personnel

Menurut asas ini, hendaknya gaji dan jaminan-jaminan sosial harus adil, wajar dan seimbang dengan kebutuhan, sehingga memberikan kepuasan yang maksimal baik bagi karyawan maupun majikan.

8. Centralization

Setiap organisasi harus mempunyai pusat wewenang, artinya wewenang itu dipusatkan atau dibagi'bagikan tanpa mengabaikan situasi-situasi  khas, yang akan memberikan hasil keseluruhan yang memuaskan. Centralization ini sifatnya dalam arti relatif, bukan absolut/mutlak.

9. Scalar of Chain (Hierarchy)

Saluran perintah atau wewenang yang mengalir dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas, tidak terputus dan dengan jarak terpendek.

10. Order

Asas ini dibagi atas "Material Order dan Sosial Order" artinya keteraturan

dan ketertiban dalam penempatan barang-barang dan karyawan. Material order artinya barang-barang atau alat-alat organisasi Perusahaan harus ditempatkan pada tempat yang sebenarnya; jangan disimpan di rumah. Sosial order artinya penempatan karyawan harus sesuai dengan keahlian atau bidang spesialisasinya.

11. Equity

Pemimpin harus berlaku adil terhadap semua karyawan dalam Pemberian gaji dan jaminan sosial, pekerjaan dan hukuman. Perlakuan yang adil akan mendorong bawahan mematuhi perintah-perintah atasan dan gairah kerja. Jika tidak adil bawahan akan malas dan cenderung mensepelekan tugas-tugas dan perintah-perintah atasannya.

12. Initiative

Menurut asas ini, seorang pimpinan harus memberikan dorongan dan kesempatan kepada bawahannya untuk berinisiatif, dengan memberikan kebebasan agar bawahan secara aktif memikirkan dan menyelesaikan sendiri tugas-tugasnya.

13. Esprit de Corp (Asas Kesatuan)

Menurut asas ini, kesatuan kelompok harus dikembangkan dan dibinamelalui sistem komunikasi yang baik, sehingga terrvujud kekompakan kerja (team work) dan timbul keinginan untuk mencapai hasil yang baik.

14. Stability of Turn-Over of Personnel (Kestabilan jabatan Karyawan)

Menurut asas ini, pimpinan perusahaan harus bemsaha agar mutasi dan keluar masuknya karyawan tidak terlalu sering. Karena akan mengakibatkan ketidakstabilan organisasi, biaya-biaya semakin besar dan perusahaan tidak mendapat karyawan yang berpengalaman. Pimpinan perusahaan harus berusaha, agar setiap karyawan betah bekerja sampai masa pensiunnya. Jika sering keluar masuk karyawan perlu manajer menyelidiki penyebabnya. Apakah karena gaji terlalu kecil, perlakuan yang kurang baik dan lain sebagainya?

F. W Taylor

1. Pengembangan metode-metode kerja yang terbaik.

2. Pemilihan serta pengembangan para pekerja.

3. Usaha untukmenghubungkan dan mempersatukan metode kerja yang terbaik dengan para pekerja yang terpilih dan terlatih.

4. Kerja sama yang harmonis antara manajer dan nonmanajer, meliputi pembagian kerja dan tanggung jawab manajer untuk merencanakan pekerjaan.

Harrington Emerson

1. Memberi batasan tujuan dengan tegas.

2. Pikiran yangsehat.

3. Nasihat (konsultasi) yang konsekuen.

4. Tata tertib.

5. Penjelasan yang jujur.

5. Laporan yang dapat dipercaya, segera dan memadai.

7. Pengiriman (penyaluran).

8. Standarisasi dan penjadwalan.

9. Keadaan yang distandarkan.

10. Standarisasi operasi.

11. Pengubahan instruksi praktis yang standar.

12. Penghargaan keefektifan.

Kesimpulan bahwa asas (prinsip) adalah kebenaran umum yang memberikan dasar pemikiran, keyakinan dan pedoman pemecahan problem, pelaksanaannya fleksibel serta disesuaikan dengan situasi, kebutuhan dan keadaan-keadaan khusus. jadi tidak semua asas itu harus dilakukan.

C. ILMU DAN SENI MANAJEMEN

IImu (science) adalah sekumpulan pengetahuan yang telah disistematisasi, dikumpulkan dan diterima menurut pengertian kebenaran umum mengenai keadaan suatu subjek dan objek tertentu.

Science marugemanl (manajemen ilmiah) adalah suatu kumpulan pengetahuan yang di sistematisasi, dikumpulkan dan diterima menurut pengertian kebenaran-kebenaran universal mengenai manajemen.

Scientific Management adalah manajemen yang menggunakan ilmu (science) dan scientific method.

Scientific management memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

a.       Tersusun secara sistematis / tera tur.

b.      Dapat dipelajari dan diajarkan.

c.       Menggunakan metode-metod e ilmiah.

d.      Dapat dijadikan suatu teori.

e.       Objektif dan rasional.

Scientific manager ialah manajer yang menggunakan science dan scientific method dalam usaha memimpin kegiatan-kegiatan bawahannya melalui fungsi-fungsi manajemen.

Seni (Art) adalah sesuatu kreativitas pribadi yang kuat dan disertai keterampilan.

Science mengajarkan orang suatu pengetahuan, sedangkan art (seni) mendorong orang untuk berpraktek.

Seni manajemen meliputi kecakapan untuk melihat totalitas dari bagian-bagian yang terpisah dan berbeda-beda, kecakapan untuk menciptakan sesuatu gambaran tentang visi tertentu, kecakapan untuk menyatukan visi tersebut dengan skills (keterampilan) atau kecakapan yang efektif.

Perbedaan antara Science dan Art

Science/Ilmu                                                                           Art/ Seni

l. Berkembang secara teoretis                                     1. Berkembang secara praktis

2. Membuktikan                                                          2. Merasa

3. Meramalkan                                                            3. Menerka

4. Memberikan definisi                                               4. Menguraian/ Mengajarkan

5. Memberikan kepastian/ ukuran                               5. Memberikan pendapat.

Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa ilmu mengajarkan kita tentang sesuatu, sedangkan seni/art mengajarkan kita bagaimana sesuatu hal dilakukan.

Pendekatan ilmu yang dilakukan oleh para ahli dikenal atas “pendekatan Klasik dan pendekatan Modern". Kedua cara pendekatan ini mempunyai perbedaan yang sifatnya graduil saja, sebagai berikut.

1.      Pendekatan Klasik lebih memfokuskan analisis spesialisasi dan penguraian yang sifatnya mikro, sedang pendekatan Modern lebih memfokuskan teori dengan penguraian kepada perpaduan dan perencanaan/ menyajikan seluruh (generalis) pandangan yang dibutuhkan, jadi sifatnva makro (generalis).

2.      Pendekatan Klasik (ilmu klasik) penggunaannva (sifatnya) unidimensi, jadi cenderung kepada hal-hal yang terbatas, sedang pendekatan Modern cenderung pandangannya "multidimensi", jadi penggunaan kepada hal-hal yang luas.

Misalnya:

Pendekatan Klasik kursi hanya untuk tempat duduk saja, sedang pendekatan Modern kursi dapat digunakan untuk beberapa hal seperti tempat duduk, tangga, pemukul dan lain sebagainya.

3.      Pendekatan Klasik terhadap manajemen/organisasi lebih memfokuskan kepada internal (metode dan prosedur kerja), sedangkan pendekatan Modern generalis meliputi metode, prosedur dan sistem (internal dan eksternal)-nya.

D. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Manajemen oleh para penulis dibagi atas beberapa fungsi. Pembagian fungsi-fungsi manajcmen ini tujuannya adalah:

a.       supaya sistematika urutan pembahasannya lebih teratur;

b.   agar analisis pembahasannya lebih mudah dan lebih mendalam;

c.   untuk menjadi pedoman pelaksanaan proses manajemen bagi manajer.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN MENURUT:

G. R. TERRY                       JOHN F. MEE          LOUIS A. ALLEN

l. Planning                               Planning                      Leading

2. Organizing                          Organizing                  Planning

3. Actuating                            Motivating                  Organizing                 

4. Controlling                          Controlling                  Controlling

HENRY FAYOL                  HAROLD                  DR. SP. SIAGIAN

KOONTZ &

CYRIL

                                                O’DONNEL

1.    Planning                             Planning                      Planning

2.    Organizing                          Organizing                  Organizing

3.    Commanding                      Staffing                       Motivating

4.    Coordinating                      Directing                     Controlling

5.    Controlling                         Controlling                  Evaluating

LUTHER GULLICK          JOHN D. MILLET

1.    Planning                             Directing

2.    Organizing                          Faciliating

3.    Staffing

4.    Directing

5.    Coordinating

6.    Reporting

7.    Budgeting

     TUGAS-TUGAS MANAJER TERHADAP FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

1.    Top Manager (TM), tugas-tugasnya (aktivitas-aktivitasnya) lebih banyak pada fungsi planning dan organizing daripada kepada fungsi Directing dan Controling, kareni sifat pekerjaannya adalah kerja "pikir" yaitu merencanakan, mengambil keputusan dan mengorganisir. Jadi walaupun TM kelihatan santai sebetulnya dia selalu memikirkan keputusan, kebijakan apa yang ditempuh untuk mencapai tujuan,

2.    Middle Manager (MM), tugasnya (aktivitasnya) terhadap planning, dan organizing seimbang dengan Directing dan Controlling, karena ke4a pikimya sama dengan kerja fisiknya. Karena itu MM harus mampu menjabarkan keputusan TM, tetapi juga harus bisa mengerjakan serta menjelaskannya kepada LM. MM merupakan manajer dua alam artinya harus bisa untuk Planning + Organizing serta dapat pula untuk Directing + Controlling.

3.    Lower Manager (LM), tugas/aktivitasnva lebih banyak pada fungsi "Directing/Actuating dan Controlling daripada ke fungsi Planning dan Organizing". (DC > PO). Hal ini disebabkan LM merupakan Manager Operasional yang langsung memimpin para pekerja operasional. Keterampilan LM lebih diutamakan kemampuan teknis (spesialisasinya), daripada kecakapan manajerialnya.

Perencanaan (Planning)

adalah proses penentuan tujuan dan pedoman pelaksanaan, dengan memilih yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada (penulis).

Perencanaan adalah fungsi dari seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan program-program dari alternatif-alternatif yang ada. (Harold Koontz and Cyril O'Donnel)

Pengorganisasian (Organizing)

adalah suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam- macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang orang pada aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.(Drs. Malayu S.P. Hasibuan)

Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakukan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal meraksanakan tugas-tugas tertentu daram kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan-tujuan atau sasaran tertentu.

Pengarahan

adalah mengarahkan semua bawahan, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif untuk mencapai tujuan. (Drs. Malayu S.P. Hasibuan).

Pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok agar mau bekerja sama dan bekerja secara ikhras serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian. (G.R. Tery)

Earl P. Strong:

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-keteiapan dalam rencana.

Harold Koontz:

Pengendalian adalah pengukuran dan pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan dapat terselenggara.

BAB 2

PENGORGANISASIAN DAN ORGANISASI

A. PENGERTIAN PENGORGANISASIAN DAN ORGANISASI

Pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat/wadah yang statis. Pengorganisasian dapat diartikan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas-tugas dan membagi-bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan departemen-departemen (subsistem-subsistem) serta penentuan hubungan-hubungan. Organizing berasal dari kata "organism" yang berarti menciptakan struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sedemikian rupa, sehingga hubungannya satu sama lain terikat oleh hubungan terhadap keseluruhannya. Organisasi diartikan menggambarkan pola-pola, skema, bagan yang menunjukkan garis-garis perintah, kedudukan, karyawan, hubungan-hubungan yang ada dan lain sebagainya.

Organisasi hanya merupakan alat dan wadah tempat manajer melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Bagaimana hubungan antara organizing dan organization itu?

Hubungan pengorganisasian dengan organisasi adalah hasil dari Pengorganisasian adalah organisasi. Pengorganisasian diproses oleh organiastor (manajer), hasilnya organisasi yang sifatnya statis.

Jika pengorganisasian baik, maka organisasi pun akan baik dan tujuan pun relatif mudah dicapai.

Apa pengertian pengorganisasian (organizing) dan organisasi itu?

Pengertian pengorganisasian dan organisasi ini, penulis mengkutip definisi yang dikemukakan para penulis, sebagai berikut.

Drs. Malayu S.P. Hasibuan

Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas,yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.

George R. Terry

Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

Koontz & O'Donnel

Fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan-tujuan perusahaan, Pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer, serta melimpahkan wewenang untuk melaksanakannya.

Louis A. Allen

Kita dapat mendefinisikan organisasi sebagai proses penentuan dan pengelompokan pekerjaan yang akan dikerjakan, menetapkan dan melimpahkan wewenang dan tanggung jawab, dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.

Drs. M. Manullang

Organisasi dalam arti dinamis (pengorganisasian) adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekeriaan yang akan dilakukan, pembatalan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan- hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan Orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. Secara singkat organisasi adalah suatu perbuatan diferensiasi tugas-tugas.

Drs. Malayu S.P. Hasibuan

Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekeria sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.

James D. Mooney    

Organisasi adalah setiap bent perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

Chester I. Benhard

Organisasi adalah suatu sistem kerja sama yangterkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Koontz & O'Donnel

organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dan dimaksudkan untuk mencapai koordinasi yang struktural, baik secara vertikal, maupun secara horizontal di antara posisi-posisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Jadi organ isasi adalah hubungan struktural yang mengikat/ menyatukan perusahaan dan kerangka dasar tempat individu-individu berusaha, dikoordinasi.

Stephen P. Robbins

Perilaku organisasi adalah satu bidang ilmu yang rnenyelidiki dampak dari individu, kelompok dan struktur atas perilakunya di dalam organisasi, dengan tujuan untuk menerapkan ilmu tersebut guna meningkatkan efektivitas organisasi.

Prof. DR. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro

Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai suatu tujuan tertentu.

Aspek-aspek penting dari definisi-definisi di atas, adalah:

1. adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai;

2. adanya sistem kerja sama yang terstruktur dari sekelompok orang;

3. adanya pembagian kerja dan hubungan kerja antara sesama karya$/an;

4. adanya penetapan dan pengelompokan pekerjaan yang terintegrasi;

5. adanya keterikatan formal dan tata tertib yang harus ditaati;

6. adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas;

7. adanya unsur-unsur dan alat-alat organisasi;

8. adanya penempatan orang-orang yang akan melakukan pekerjaan.

Kenapa organisasi sangat penting dalam manajemen?

Organisasi sangat penting dalam manajemen, karena:

1. organisasi adalah syarat utama adanya manajemen, tanpa organisasi manajemen tidak ada;

2. organisasi merupakan wadah dan alat pelaksanaan proses manajemen dalarn mencapai tujuan;

3. organisasi adalah tempatkerja sama formal dari sekelompok orang dalam melakukan tugas-tugasnya;

4. organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai.

Unsur-unsur Organisasi

1.    Manusia (human factor), artinya organisasi baru ada jika ada unsur manusia yang bekerja sama, ada pemimpin dan ada yang dipimpin (bawahan).

2.    Tempat Kedudukan, artinya organisasi baru ada, jika ada tempat kedudukannva.

3.    Tujuan, artinya organisasi baru ada jika ada tujuan yang ingin dicapai.

4.     Pekerjaan, artinya organisasi baru ada, jika ada pekerjaan yang akan dikerjakan serta adanya pembagian pekerjaan.

5.    Struktur, artinya organisasi baru ada, jika ada hubungan dan kerja sama antara manusia yang satu dengan yang lainnva.

6.    Teknologi, artinya organisasi baru ada, jika terdapat unsur teknis. 

7.    Lingkungan (Environment External social system), artinya organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi misalnya ada sistem kerja sama sosial.

Hubungan-hubungan dalam Organisasi

Penetapan hubungan dalam suatu organisasi merupakan salah satu syarat terciptanya kerja sama (team work), antara karyarvan dengan karyawan, dan antara departemen dengan departemen.

Hubungan-hubungan ini d alam suatu organisasi dapat digolongkann atas:

a.       Line relations;

b.      Functionalrelations;

c.       Staff relations;

d.      Coordination relations.

George R.Terry

1.     Hubungan konkret (real sense), menunjukkan hubungan antara manusia (karyarvan dengan karyawan) sebagai akibat  organisasi.

2.     Hubungan abstrak, menuniukkan hubungan pekeriaan antara bagian dengan bagian, departemen dengan departemen.

V.A. Graicunas

1.  Direct Single Relationship (hubungan tunggal langsung) adalah hubungan antara atasan langsung dengan seorang bawahannya.

2. Direct Group Relationship (hubungan kelompok langsung), adalah hubungan langsung antara atasan dengan beberapa orang bawahannya.

3. Cross Relationship (hubungan silang) adalah hubungan antara bawahan dengan bawahan yang disaksikan oleh atasan.

Drs. Malayu S.P. Hasibuan

1.    Hubungan Vertikal, baik hubungan konkret maupun hubungan abstrak. Hubungan konkret, yaitu hubungan individu atasan dengan individu bawahannya. Hubungan abstrak, yaitu hubungan pekerjaan (bagian) yang satu dengan pekerjaan (bagian) lainnya yang diintegrasikan. Misalnya pada perusahaan garmen hubungan bagian tukang gunting dengan bagian tukang jahit.

2. Hubungan Horizontal, baik hubungan konkret maupun hubungan abstrak. Hubungan konkret, yaitu hubungan antara individu karyawan yang sama golongannya sebagai akibat organisasi. Hubungan abstrak, yaitu hubungan pekerjaan (bagian) yang satu dengan pekerjaan (bagian) lain yang harus dikoordinasi. Misalnya bagian tukang gunting pakaian orang dewasa dengan tukang gunting pakaian anak-anak.

Organisasi Terdiri dari

1. Pengaturan yang berorientasi sasaran, orang-orang dengan tujuannya (Gosl Oriented Arrangement);

2. Orang-orang berinteraksi dalam kelompok (Psichosocial System);

3. Orang dengan menggunakan pengetahuan dan teknik (Technological System);

4. Interaksi kegiatan-kegiatan yang terstruktur serta orang-orang bekeria sama dalam hubungan-hubungan yang berpola (Struktur System).

B. ASAS-ASAS ORGANISASI

Untuk terwujudnya suatu organisasi yang baik, efektif, efisien serta sesuai dengan kebutuhan, secara selektif harus didasarkan pada asas-asas (prinsip-prinsip) organisasi sebagai berikut.

1.    Principle of Organizational Objective;

2.    Principle of Unity of Objective;

3.    Principle of Unity of Command;

4.    Principle of the Span of Management;

5.    Principle of Delegation of Authority;

6.    Principle of Parity of Authority and Responsibility;

7.    Principle of Responsibility;

8.    Principle of Departmentation (Principle of Division of Work);

9.    Principle of Personnel Placement;

10.  Principle of Scalar Chain;

11.  Principle of Efficiency;

12.  Principle of Continuity;

13.  Principle of Coordination.

Penjelasan singkat dari asas-asas di atas, adalah:

1.     Principle of organizatiorul objective (asas tujuan organisasi)

Menurut asas ini firjuan organisasi harus jelas dan rasional, apakah berrtujuan untuk mendapatkan laba (business organization) ataukah untuk memberikan pelayanan (public organization). Hal ini merupakan bagian Penting dalam menentukan struktur organisasi.

2.    Principle of Unity of Objective (asas kesatuan tuiuan)

Menurut asas ini, di dalam suatu organisasi (perusahaan) harus ada kesatuan tujuan yang ingin dicapai. Organisasi secara keseluruhan dari tiap-tiap bagiannya harus berusaha untuk mencapai tujuan tersebut. organisasi akan kacau, jika tidak ada kesatuan.

3.    Principile of Unity of Command (asas kesatuan perintah)

Menurut asas ini, hendaknya setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, tetapi seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan.

4.    Principle of the Span ot'Manngetnent hsas rentangkmdali) Menurut asas ini, seorang manajer hanya dapat memimpin secara efektif sejumlah bawahan tertentu, misalnya 3 sampai 9 orang. jumlah bawahan ini tergantung kecakapan dan kemampuan manajer bersangkutan.

5.    Principle of Delegation of Authority (asas pendelegasian wewenang)

Menurut asas ini, hendaknya pendelegasian wewenang dari seseorang atau sekelompok orang kepada orang lain jelas dan efektif, sehingga ia mengetahui wewenangnya.

6.    Principle of Parity of Authority and Responsibility (asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab)

Menurut asas ini, hendaknya wewenang dan tanggung jawab harus seimbang.  Wewenang yang didelegasikan dengan tanggung jawab yang timbul karenanya harus sama besarnya, hendaknya wewenang yang didelegasikan tidak meminta pertanggungjawaban yang lebih besar dari wewenang itu sendiri atau sebaliknya. Misalnya, jika wewenang sebesar X, tanggung jawabnya Pun harus sebesar X pula.

7.    Principle of Responsibility (asas tanggung jawab)

Menurut asas ini, hendaknya pertanggungjawaban dari bawahan terhadap atasan harus sesuai dengan garis wewenang (line authority) dan pelimpahan wewenang; seseorang hanya bertanggung jawab kepada orang yang melimpahkan wewenang tersebut.

8.    Principle of Departmentation (principle of devision of work = asas pembagian kerja)

Menurut asas ini, pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja (departemen) hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekeriaan tersebut.

9.    Principle of Personnel Placement (asas penempatan personelia)

Menurut asas ini, hendaknya penempatan orang-orang pada setiap jabatan harus  didasarkan atas kecakapan, keahlian dan keterampilannya (the right men, in the right job); mismanajemen Penempatan harus dihindarkan.

10.          Principle of Scalar Chain (sas jenjang berangkai)

Menurut asas ini, hendaknya saluran perintah/wewenang dari atas ke bauwah harus merupakan mata rantai vertikal vang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek. Sebaliknva pertanggungjawaban dari bawahan ke atasan juga melalui mata rantai vertikal, jelas dan menempuh jarak terpendeknya.

11.               Principle of Efficiency (asas efisiensi)

Menurut asas ini, suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mencapai hasil yang optimal dengan pengorbanan yang minimal.

12.               Principle of Continuity (asas kesinambungan)

organisasi harus mengusahakan cara-cara untuk menjamin kelangsungan hidupnya.

13.              Principle of Coordination (asas koordinasi)

Asas ini merupakan tindak lanjut dari asas-asas organisasi lainnya. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin dicapai.

Apa tanda-tanda (ciri-ciri) organisasi vang baik itu?

Tanda-tanda (ciri-ciri) orgapisasi yang baik dan efektif, antara lain adalah:

1.  Tujuan organisasi itu jelas dan realistis.
2.  Pembagian kerja dan hubungan pekerjaan antara unit-unit, subsistem- subsistem atau bagian-bagian harus baik dan jelas.
3. Organisasi itu harus menjadi alat dan wadah yang efektif dalam mencapai tujuan.
4. Tipe organisasi dan strukturnya harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5. Unit-unit kerja (departemen-bagian)-nya di tetapkan berdasarkan atas eratnya hubungan Pekeriaan.
6. Job description setiap jabatan harus jelas dan tidak ada tumpang tindih pekerjaan.
7. Rentang kendali setiap bagian harus berdasarkan volume pekerjaan dan tidak boleh terlalu banyak.
8. Sumber perintah dan tanggung jarvab harus jelas, melalui jarak yang terpendek.
9. Jenis wewenang (authorifv) yang dimiliki setiap pejabat harus jelas.
10. Mismanajemen Penempatan karyawan tidak ada.
11. Hubungan antara bagian dengan bagian lainnya jelas dan serasi.
12. Pendelegasian wewenang harus berdasarkan job description karyawan.
13. Deferensiasi, koordinasi, integrasi dan sinchronisasi harus baik.
14. Organisasi harus luwes dan fleksibel.
15. Organisasi harus mempunyai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga.

Organisasi yang relatif baik, jika pengorganisasiannya dilakukan dengan baik. Agar pengorganisasian berjalan lancar, efisien dan efektif, organisator (manajer) harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apakah organisasi itu dan mengapa organisasi itu diperlukan?

2. Mengapa pengorganisasian perlu dan bagaimana supaya organisasi

itu baik?

3. Bagaimana pengelompokan aktivitas dan penenhran departemendcpartemen

organisasi /perusahaan dilakukan?

4. Bagaimana pendelegasian wewenang?

5. Jenis wewenang apa yang dialokasikan ke seluruh struktur organisasi?

6. Berapa banyak wewenang yang akan disebarkan ke seluruh struktur organisasi?

Organisasi adalah suatu sistem perserikatan,berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yangbekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi i ini hanya menjadi wadah dan alat untuk melakukan proses manajemen tersebut.

Pengorganisasian merupakan proses yang mana struklur orgarnisasi dibuat dan ditegakkan.

Tegasnya, proses pengorganisasian adalah meliputi pembatasan dan penjumlahan tugas-tugas, pengelompokan dan pengklasifikasian tugas-tugas, pendelegasian wewenang di antara karyawan perusahaan.

Bagaimana proses (langkah-langkah) pengorganisasian itu?

C. PROSES (LANGKAH-LANGKAH) PENGORGANISASIAN

1. Tujuan, manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai; apa profit motive atau service motive.

2. Penentuan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengetahui, merumuskan dan mengspesifikasikan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.

3. Pengelompokan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengelompokkan kegiatan-kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama;

4. Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemen.

5. Rentang kendali, artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian.

6. Perincian peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan jelas tugas-tugas setiap individu karyawan/ supaya tumpang tindih tugas terhindarkan.

7. T'ipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan dipakai, apakah "line organization, line and staff organization ataukah function organization.”

8. Struktur organisasi (organization chart = bagan organisasi), artinya manajer harus menetapkan struktur organisasi yang bagaimana yang akan dipergunakan, apa struktur organisasi "segitiga vertikal, segitiga horizontal, berbentuk lingkaran, berbentuk setengah lingkaran, berbentuk kerucut vertikal/horizontal ataukah berbentuk oval".

Jika proses pengorganisasian di atas dilakukan dengan baik dan berdasarkan ilmiah, maka organisasi yang disusun akan baik, efektif efisien dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Apakah pengertian dan manfaat struktur organisasi itu?

The Liang Gie

Struktur Organisasi adalah kerangka yang mervujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan peranan masing-masing dalam kebulatan kerja sama.

Suatu struktur organisasi akan memberikan informasi tentang:

1. Tipe Organisasi, artinya struktur organisasi akan memberikan informasi tentang tipe organisasi yang dipergunakan perusahaan, apa line organization, line and staff organization atau functional organization.

2. Pendcpartemenan Organisasi, artinya struktur organisasi akan memberikan informasi mengenai dasar pendepartemenan (bagian), apa berdasarkan fungsi-fungsi manajemen, wilayah, produksi, shif dan lain sebagainya.

3. Kedudukan, artinya strukfur organisasi memberikan informasi mengenai, apa seseorang termasuk kelompok manajerial atau karyawan operasional.

4. Jenis Wewenang, artinya struktur organisasi memberikan informasi tentang wewenang yang dimiliki seseorang, apa line authority, staff authority atau functional authority.

5. Rentang Kendali, artinya struktur organisasi memberikan informasi mengenai jumlah karyawan dalam setiap departemen (bagian).

6. Manajer dan Bawahan, artinya struktur organisasi memberikan informasi mengenai garis perintah dan tanggung jawab, siapa atasan dan siapa bawahan

7. Tingkatan Manajer, artinva struktur organisasi memberikan informasi tentang Top Manager, Middle Manager dan Lower Manager.

8. Bidang Pekerjaan, artinya setiap kotak dalam struktur organisasi memberikan informasi mengenai tugas-tugas dan pekerjaan-pekerjaan serta tanggung jawab yang dilakukan pada bagian tersebut.

9. Tingkat Manajemen, artinya sebuah bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan secara perorangan, tetapi juga hierarkhi rnanajemen secara keseluruhan. Semua karyawan yang melapor kepada orang yang sama berada pada tingkat manajemen yang sama/ tidak jadi soal di mana mereka ditempatkan dalam organisasi

10. Pimpinan Organisasi, artinya struktur organisasi memberikan informasi tentang, apa pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif atau presidium.

STRUKTUR ORGANISASI (ORGANIZATION CHART)

a.    Bentuk Segitiga Vertikal dan Horizontal

Kebaikannya:

1.    Tingkatan manajer dan kedudukan setiap karyawan jelas dan mudah diketahui.

2. Garis perintah dan tanggung jarvab jelas dan mudah kelihatan.

3. Rentang kendali setiap bagian jelas dan mudah diketahui.

4. Posisi kedudukan setiap karyarvan (manajerial/operasional) jelas dan mudah diketahui.

5. Jenis wewenang yang dimiliki setiap pejabat jelas dan mudah diketahui.

6. Pimpinan organisasi (Top Manager), jelas kelihatan.

7. Berapa tingkat (golongan) organisasi mudah diketahui.

Kelemahannya:

1. Pimpinan kolektif (presidium) tidak dapat digambarkan.

2. Top Manager kelihatan hanya mempunyai authority ke dalam organisasi saja.

Bentuk struktur organisasi segitiga ini paling banyak dipergunakan oleh organi sasi / perusahaan.

b.   berbentuk Lingkaran

Kebaikannya:

1. Top Manager kelihatan mempunvai lvelvenang ke setiap penjuru.

2. Top Manager/ kelihatan sebagai sentral keputusan dan kebijaksanaan.

Kelemahannya:

1.    Untuk mengetahui kedudukan atasan dan bawahan agak sulit dan kurang jelas.

2.    Pendelegasian wewenang dan pertanggung jarvab tidak jelas kelihatan.

3.    Kedudukan seorang barvahan dapat kelihatan sebagai atasan (B) terhadap C, sebab ia lebih dekat pada A.

4.     Demikian juga misalnya bawahan B, bisa lebih dekat pada A, jadi seperti bawahannyalah B.

5.    Kedudukan (posisi) staf sulit digambar dalam bentuk struktur ini.

c.    Berbentuk Setengah Lingkaran

Struktur organisasi vang berbentuk setengah lingkaran ini, pada proinsipnya sama dengan yang berbentuk lingkaran. Perbedaannya hanya terletak, bahwa barvahan Middle Manager terletak di luar lingkaran pertama.

Kelemahan bentuk struktur ini pada dasarnva sama dengan bentuk struktur lingkaran, seperti untuk menggambar posisi staf sulit.

d.   Berbentuk oval

Struktur organisasi berbentuk "OVAL atau BULAT TELUR" sering dipergunakan dalam perundingan-perundingan politik. Dalam Perundingan politik antara negara yang berselisih, biasanya soal meja tempat berunding digunakan meja yang berbentuk oval. Hal ini mencerminkan bahwa setiap negara punya kedudukan (posisi) yang sama derajatnya.

D. RENTANG KENDALI

Rentang kendali sangat perlu dalam pengorganisasian, karenir berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi dan kepemimpinan seorang pemimpin (manajer).

Rentang kendali perlu dalam suatu organisasi, karena adanya “limits factor (keterbatasan)" manusia, yaitu keterbatasan "waktu, pengetahuan, kemampuan dan perhatian."

faktor-faktor yang membatasi besar-kecirnya rentang kendali, adalah :

1. Sifat dan terperincinya rencana;
2. latihan-latihan dalam perusahaan;
3. Posisi pemimpin dalam struktur organisasi;
4. Dinamis atau statisnya organisasi;
5. Kemampuan dan handalnya alat komunikasi;
6. Tipe pekerjaan yang dilakukan;
7. Kecakapan dan pengalaman manajer;
8. Tingkat kewibawaan dan energi mnajer;
9. Dedikasi dan partisipasi bawahan.

D. MACAM-MACAM ORGANISASI

Organisasi dikenal jika dipelajari berdasarkan:

1. Berdasarkan Proses Pembentukannya;
2. Berdasarkan Kaitan Hubungannya dengan Pemerintah;
3. Berdasarkan Skala (Ukuran) Besar-Kecilnya;
4. Berdasarkan Tujuannya;
5. Berdasarkan Organization Chartnya;
6. Berdasarkan Tipe-tipe / Bentuknya.

1.    Berdasarkan Proses Pembentukannya

Organisasi dikenal "Organisasi Formal dan Organisasi lnformal".

a. Organisasi Formal:

adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dan dengan tujuan-tujuan tertentu yang disadari pula yang diatur dengan ketentuan-ketentuan formal, dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangganya.

b. Organisasi lnformal:

adalah organisasi yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuannya juga tidak jelas, anggaran dasar dan anggaran rumah tangganya tidak ada dan hubungan-hubungan terjalin secara pribadi saja (personal/ private relationship bukan formal relationship).

2.  Berdasarkan Kaitan Hubungannya dengan Pemerintah

a. Organisasi Resmi, adalah organisasi yang dibentuk oleh (ada hubungannya) dengan pemerintah dan atau harus terdaftar pada Lembaran Negara.

Misalnya: lembaga-lembaga pemerintahan, yayasan-yayasan, dan perusahaan-perusahaan yang berbadan hukum.

b.     Organisasi Tidak Resmi, adalah organisasi yang tidak ada hubungannya dengan pemerintah dan atau tidak terdaftar Pada Lembaran Negara, seperti organisasi-organisasi swasta; mungkin juga suatu organisasi yang dibentuk oleh pemerintah, tetapi organisasi ini merupakan unit-unit yang sifatnya swasta.

Misalnya: Klub Bola Voli, Klub Sepak Bola, Group Kesenian, Organisasi pendaki gunung, Kelompok belajar dan lain-lainnya.

3.  Berdasarkan Skala (Ukuran) Besar-Kecilnya

a. Organisasi Besar;

b. Organisasi Sedang (Menengah);

c. Organisasi Kecil.

Tolok ukur (skala) besar-kecilnya organisasi ini sifatnya relatif, karena ditentukan oleh banyak faktor. Tetapi besar-kecilnya organisasi Perlu diketahui, karena akan mempengaruhi pilihan manajemen yang akan diterapkan.

4. Berdasarkan Tujuannya

a. Public Organization (organisasi sosial), adalah organisasi yang (nonprofit) yang tujuan utamanya untuk melayani kepentingan umum/ tanpa perhitungan rugi-laba. Tujuannya adalah memberikan pelayanan dan bukan memperoleh laba (nonprofit motive).

Misalnya: Pemerintah, yayasan-yayasan sosial dan lain-lainnya.

b. Business Organization (organisasi perusahaan) adalah organisasi yang didirikan untuk tujuan komersial (mendapatkan laba) dan semua tindakannva selalu bermotifkan laba (profit motive). Jika organisasi perusahaan tidak memberikan laba/keuntungan lagi, maka tidak rasional untuk melanjutkannya lagi.

Dilihat dari bidang usaha organisasi perusahaan ini dikenal perusahaan perusahaan produksi, perdagangan dan pemberi jasa.

Dilihat dari sudut hukum dibedakan perusahaan perseorangan (single proprietorship), dan perusahaan milik bersama (partnership).

Misalnya: "Firma, CV, PT, Koperasi dan Badan Usaha Milik Negara (BUMN)."

5.  Berdasarkan organization Chart/Bagan Organisasinya

a. Berbentuk segitiga vertikal (Arrangement Chart);

b. Berbentuk segitiga horizontal;

c. Berbentuk kerucut vertikal /horizontal;

d. Berbentuk lingkaran dan atau setengah lingkaran;

e. Berbentuk bulat telor (Oval).

Organization Chart (bagan organisasi) adalah suatu bentuk diagramatis yang menunjukkan aspek-aspek penting suatu organisasi, meliputi fungsi-fungsi utama dan hubungannya masing-masing, saluran pengendalian, wewenang dan pendelegasian wewenang dari masing-masing karyawan yang diserahi tugas.

Master chart (bagan induk) adalahbagan/skema yang menunjukkan

seluruh struktur organisasi.

Suplementary chart (baganpelengkap) adalah menggambarkan bagian-bagian/komponen-komponen yang secara eksklusif serta memberikan lebih banyak detail, seperti hubungan wewenang dan tugas-tugas dalam bidang masing-masing.

organization Manual (pedoman pelengkap) adalah detail-detail tambahan yang disediakan untuk melengkapi keterangan-keterangan yang ditunjukkan oleh bagan organisasi.

Organization Chartand Manuals (bagan dan pedoman organisasi) adalah alat bagi Para manajer, karena membantu untuk mendapatkan suatu tindakan manajerial yang baik; tetapi alat itu sendiri (chart and manual) tidak merupakan "managerial action”.

Kesimpulan:

Bagan (Struktur=Chart) organisasi mutlak harus dibuat dan diinformasikan  secara jelas kepada semua karyarwan, karena dengan struktur inilah dapat diketahui garis wewenang/tanggung jawab, membantu mmenjelaskan arti dan status dari bermacam-macam unit organisasi serta memperbaiki hubungan-hubungan yang ada.

Manual yang tertulis membuat struktur organisasi lebih berarti bagi karyawan, membantu personalia mengaktifkan seluruh struktur organisasi bagi karyawan, membuatnya mudah dimengerti serta mengembangkan kesetiaan dan dukungan. Akhirnya manual yang tertulis membuat "back passing" menjadi minimum, tanggung jawab menjadi maksimum.

6.    Berdasarkan Tipe-tipe/ Bentuknya

1.      Organisasi Lini (Line Organization);

2.      Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization);

3.      Organisasi Fungsional (Functional Organization);

4.      Organisasi Lini, Staf dan Fungsional (Line, Staff and Functional Organization);

5.      Organisasi Komite (Committee Organization).

1. Organisasi Lini (Line Organization)

Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Favol danbiasanya organisasi ini dipakai perusahaan-perusahaan kecil saja.

Dalam organisasi lini ini pendelegasian wewenang dilakukan secara vertikal melalui garis terpendek dari seorang atasan kepada bawahannya. Pelaporan tanggung jawab dari bawahan kepada atasannya juga dilakukan melalui garis vertikal yang terpendek. Perintah-perintah hanya diberikan seorang atasan saja dan pelaporan tanggung jawab hanya kepada atasan bersangkutan.

Ciri-ciri Organisasi Lini

1. organisasinva relatif kecil dan masih sederhana.
2. Hubungan antara atasan dengan bawahan masih bersifat langsung melalui garis wewenang terpendek.
3. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan.
4. Jumlah karyawannva relatif sedikit dan saling kenal-mengenal.
5. Tingkat spesialisasinya belum begitu tinggi dan alat-alatnya tidak beraneka macam.
6. Pucuk pimpinan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan dan kebijaksanaan dari organisasi.
7. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya, artinya di samping pekerjaan pokoknya, ia masih berkuasa dan bertanggung jawab pula dalam tugas-tugas tambahan, seperti urusan kepegawaian, keuangan, administrasi dan lain sebagainya.

STRUKTUR ORGANISASI LINI

 

Kebaikannya:

1.    Kesatuan pimpinan dan asas kesaluan komando tetap dipertahankan sepenuhnya.

2.    Garis komando dan pengendalian tugas, tidak mungkin terjadi kesimpangsiuran karena pimpinan langsung berhubungan dengan karyawan.

3.    Proses pengambilan keputusan, kebijaksaan dan instruksi-instruksi berjalan cepat, tidak bertele-tele.

4.    Pengawasan melekat secara ketat terhadap kegiatan-kegiatan karyawan dapat dilaksanakan.

5.    Kedisiplinan dan semangat kerja karyarvan umumnya baik.

6.    Koordinasi relatif mudah dilaksanakan.

7.    Rasa solidaritas dan Esprit de Corp para karyawan pada umumunya tinggi, karena masih saling kenal-mengenal.

Keburukannya:

l. Tujuan pribadi pucuk pimpinan dan tujuan organisasi seringkali tidak dapat dibedakan.

2. Ada kecenderungan dan kesempatan pucuk pimpinan untuk bertindak secara otoriter/diktator.

3. Maju / mundurnya organisasi bergantung kepada kecakapan pucuk pimpinan saja, karena wewenang menetapkan keputusan, kebijaksanaan dan pengendalian dipegang sendiri.

4. Organisasi secara keseluruhan terlalu bergantung pada satu orang, sehingga jika ia tidak mampu/berhalangan organisasi terancam kehancuran.

5. Kaderilisasi dan pengembangan bawahan kurang mendapat perhatian, karena mereka tidak diikutsertakan dalam perencanaan, pengambilan keputusan dan pengendalian.

6. Rencana, keputusan, kebijaksanaan dan pengendalian relatif kurang baik, karena adanya keterbatasan (limits factor) manusia.

2.    Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization) ini pada dasarnya merupakan kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Kombinasi ini dilakukan dengan cara memanfaatkan kebaikan-kebaikannya dan meniadakan keburukan-keburukannva.

Asas kesatuan komando tetap dipertahankan dan pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari pucuk pimpinan kepada pimpinan di bawahnya. Pucuk pimpinan tetap sepenuhnva yang berhak untuk menetapkan keputusan, kebijaksanaan dan merealisasikan tujuan perusahaan.

Tipe organisasi lini dan staf ini umumnva digunakan untuk organisasi yang besar, daerah kerjanya luas dan pekerjaannya banyak.

Ciri-ciri Organisasi Lini dan Staf:

1. Pucuk pimpinannva hanva satu orang dan dibantu oleh para staf.

2. Terdapat dua kelompok wervenang, yaitu rvewenang lini dan wewenang staf.

3. Kesatuan perintah tetap dipertahankan, setiap atasan mempunyai bawahan tertentu dan setiap bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung.

4. Organisasinya besar, karyawannya banyak dan pekerjaannya bersifat kompleks.

5. Hubungan antara atasan dengan para bawahan tidak bersifat langsung.

6. Pimpinan dan para karyarvan tidak semuanya saling kenal-mengenal.

7 . Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan digunakan secara

optimal.

STRUKTUR ORGANISASI LINI DAN STAF

Direktur Utama

Line Uthority = (                )

STAF

Staff Authority = (                  )

 

STAF

STAF

                                                                                                          

 

Kebaikannya:

l. Asas kesatuan pimpinan tetap dipertahankan, sebab pimpinan tetap berada dalam satu tangan saja.

2. Adanva pengelompokan wewenang, yaitu wewenang lini dan wewenang staf.

3. Adanya pembagian tugas dan tanggung jarvab yang jelas antara pimpinan staf dan pelaksana.

4. Pimpinan mempunyai bawahan tertentu,sedang bawahan mempunyai hanya seorang atasan tertentu saja.

5. Bawahan hanya mendapat perintah dan memberikan tanggung jawab kepada seorang atasan tertentu saja.

6. Pelaksanaan tugas-tugas pimpinan relatif lebih lancar, karena mendapat bantuan

data, informasi, saran-saran dan pemikiran dari Para stafnya.

7. Asas the right man in the right job lebih mudahdilaksanakan.

8. organisasi ini fleksibeldan luwes, karena dapat diterapkan pada organisasi besar/kecil, maupun organisasi perusahaan atau organisasi sosial.

9. Kedisiplinan dan moral karyawan tinggi, karena tugas-tugasnya sesuai dengan keahliannya.

10.Keuntungan dari spesialisasi dapat diperoleh seoptimal mungkin.

11.Koordinasi relatif muclah dilakukan, karena sudah ada pembagian tugas yang jelas.

12.Bakat karyawan yang berbeda-beda dapat dikembangkan, karena mereka   bekerja sesuai dengan kecakapan dan keahliannya.

13. Perintah dan pertanggungiarvaban melalui garis vertikal terpendek.

Keburukannya:

l.  Kelompok pelaksana sering bingung untuk membedakan perintah atau bantuan nasihat.

2. solidaritas dan Esprit de cops karyawan kurang, karena tidak saling kenal-mengenal.

3. Persaingan kurang sehat sering terjadi, sebab setiap unit menganggap tugas-tugasnyalah yang terpenting.

3. Organisasi Fungsional

Organisasi Fungsional adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan. Pada tipe organisasi fungsional ini masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Pembagian kerja didasarkan pada "spesialisasi" yang sangat mendalam dan setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas/pekerjaan sesuai dengan spesialisasinya. Direktur Utama (Dirut) mendelegasikan wewenang kepada para direktur dan para direktur ini memerintahkan tugas /spesialisasinya kepada pelaksananya. Dengan demikian maka para bawahan akan mendapat perintah dari beberapa orang atasan yang masing-rnasing hanya menguasai satu keahlian (spesialisasi) saja dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang (spesialisasinya) masing-masing; jelasnya pelaksana/ bawahan mempunyai beberapa orang atasan langsungnva. F. W. Taylor yang menciptakan organisasi fungsional ini.

Ciri-ciri Organisasi Fungsional

1. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan.

2. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan.

3. Penempatan pejabat berdasarkan spesialisasinya.

4. Koordinasi menyeluruh biasanya hanva diperlukan pada tingkat atas.

5. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang lini dan wewenang fungsi.

4.Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional

            Organisasi tipe ini merupakan ombinasi dari organisasi ‘lini, lini dan staff, fungsional” dan biasanya diterapkan pada organisasi besar serta kompleks.

Pada tingkat Dewan Komisaris diterapkan tipe organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat middle manajer diterapkan tipe organisasi fungsional.

5.Organisasi komite

Adalah suatu organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi komite mengutamakan pimpinan, dan komite ini bersifat manajerial.

Organisasi komite ada yang bersifat ‘tetap’ dan ada juga yang ‘sementara’. Bersifat tetapjika para anggotanya ditetapkan berdasarkan fungsi/ jabatannya.  Bersfat sementara jika para anggotanya ditetapan berdasrkan orangnya.

F. TEORI-TEORI ORGANISASI

Untuk mempelajari perkembangan organisasi dilakukan melalui pendekatan-pendekatan sebagai berikut.

Pendekatan Organisasi :

1. Pendekatan Klasik.

2. Pendekatan Tingkah Laku.

3. Pendekatan Struktur.

4. Pendekatan Sistem.

1. Pendekatan Klasik terhadap organisasi

Pendekatan Klasik (Tradisional) ini didasarkan pada “TEORI MESIN". organisasi diibaratkan sama seperti mesin yana onderdilnya setiap saat dapat diganti dan setiap bagian mempunvai tugas tertentu sesuai dengan fungsinya.

Pendekatan ini sangat memperhatikan pembagian kerja, spesialisasi dan standar dalam mendesain organisasi, sehinggu organisasi yang dibentuk dapat efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. Efisien dan efektif, artinya agar semua unsur manajemen (6M) berdaya guna dan berhasil guna.

Contoh Pendekatan Klasik

Alat musik piano terdiri dari banyak "toets" dan setiap toet hanya mengeluarkan bunyi tertentu (do, re, mi, fa, sol, la, si). Jika spesialisasi setiap bunyi toet itu dikoordinasikan / dipadukan maka akan terciptalah lagu yang merdu.

Demikian pula halnya dengan organisasi, jika pembagian kerja secara spesialisasi diterapkan dan kemudian dikoordinasikan maka tujuan perusahaan akan tercapai.

Ciri-ciri Pendekatan Klasik

1. Pencapaian efisiensi kerja berdasarkan prinsip spesialisasi.

2. Organisasi sebagai suatu sistem "mekanis".

3. Peningkatan efisiensi dilakukan melalui control system.

4. Manusia hanya dapat digerakkan dengan insentif ekonomis.

5. Spesialisasi dan prestasi dijadikan standar.

Kritik terhadap pendekatan Klasik

1. Organisasi dipandang sebagai sistem tertutup.

2. Manusia dianggap seperti onderdil mesin yang dapat dikuasai sepenuhnya serta mudah diganti.

3. Organisasi dianggap seperti suatu mesin.

4. Teori organisasi dan manajemen dibuat oreh para praktisi.

5. Prestasi organisasi tergantung pada tingkat spesialisasi terendah.

Max weber dengan teori Birokrasinva mengemukakan enam macam prinsip organisasi, yaitu :

1.    Pembagian pekerjaan didasarkan pada prinsip spesialisasi.

2.    Perlu adanya kejerasan tentang hierarkhi wewenang.

3.    Perlu adanya suatu peraturan yang menyangkut hak"dan kewajiban sesuai dengan jabatan masing-masing.

4.    organisasi perlu mempunyai prosedur daram melaksanakan pekerjaan.

5.    Hubungan vang terjadi dalam organisasi bersifat impersonality.

6.    Promosi dan seleksi karyan an harus didasarkan pada kemampuan teknis, baik untuk karyawan operasional maupun pimpinan.

BAB 3

MOTIVASI DAN PRODUKTIVITAS

A. MOTIVASI (MOTIVATION)

Motivasi berasal dari kata latin "MOVERE" yangberarti "DORONGAN atau DAYA PENGGERAK". Motivasi ini hanya diberikan kepada manusia, khususnya kepada para bawahan atau pengikut. Motivasi mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mervujudkan tujuan perusahaan.

Pada dasarnya perusahaan bukan saja mengharapkan karyawan yang "mampu, cakap dan terampil", tetapi yang terpenting mereka mau bekeria giat dan berkeinginan untuk mencapai hasil kerja yang optimal.

Kemampuan, kecakapan dan keterampilan karyawan tidak ada artinya bagi perusahaan, jika mereka tidak mau bekerja keras dengan mempergunakan kemampuan, kecakapan dan keterampilan yang dimilikinya. Motivasi penting karena dengan motivasi ini diharapkan setiap individu karyawan mau bekerja keras dan antusias untuk mencapai produktivitas kerja yang tinggi.

Kenapa motivasi harus dilakukan pimpinan terhadap bawahannya?

1.        Karena pimpinan membagi-bagikan bawahan pekerjaannya kepada para untuk dikerjakan dengan baik.

2.        Karena ada bawahan yang mampu untuk mengerjakan pekerjaannya, tetapi ia malas atau kurang bergairah mengerjakannva.

3.        untuk memelihara dan bawahan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. meningkatkan kegairahan kerja dalam tugas-tugasnya.

4.        Untuk  memberikan dan kepuasan kerja kepada bawahannya

Manajer dalam memotivasi ini harus menyadari, bahwa orang akan mau bekerja keras dengan harapan, ia kan dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan-keinginannya dari hasil pekerjaannya.

Peterson dan plowman keinginan-keinginan itu, adalah:

l. The desire to live, artinya keinginan untuk hidup merupakan keinginan utama. dari setiap orang; manusia bekerja untuk dapat makan dan rnakan untuk dapat melanjutkan hidupnya.

2. The desire for posession, artinya keinginan untuk memiliki sesuatu dan ini salah satu sebab mengaPa manusia mau bekerja.

3.  The desire for power, artinya keinginan akan kekuasaan.

4.  The desire for recognation,  artinya keinginan akan pengakuan.

Motif dapat diartikan sebagai "Driving Force" yang menggerakkann manusia untuk bertingkah laku dan berbuat dengan tujuan tertentu.

Drs. Malayu SP. Hasibuan

Motif adalah suatu perangsang keinginan (rvant) dan dava penggerak kemauan bekerja seseorang; setiap motif mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai.

Drs. Moekijat

Motif adalah suatu pengertian yang mengandung semua alat penggerak alasan-alasan atau dorongan-dorongan dalam diri manusia yang menyebabkan ia berbuat sesuatu.

Bernard Berelson dan Gray A. Steiner

Sebuah motif adalah suatu pendorong dari dalam untuk beraktivitas atau bergerak dan secara langsung atau mengarah kepada sasaran akhir.

Drs. Malayu S.P. Hasibuan

Motivasi adalah pemberian daya penggerak yang menciptakan kegairahan kerja seseorang, agar mereka mau bekerja sama, bekerja efektif dan terintegrasi dengan segala daya upayanya untuk mencapai kepuasan.

Harold Koontz

Motivasi mengacu pada dorongan dan usaha untuk memuaskan kebutuhan atau suatu tujuan.

Wayne F. Cascio

Motivasi adalah suatu kekuatan yang dihasilkan dari keinginan seseorang untuk memuaskan kebutuhannva (misalnya: rasa lapar, haus dan bermasyarakat).